اتوماسیون چیست؟
اتوماسیون در لغت به معنای عملیات و اتوماتیک است. اتوماسیون Automation از دو ترکیب automatic و operation تشکیل شده که معنای خود کنترلی می دهد.
به عبارتی دیگر اتوماسیون ابزار و یا سیستمی است که کار های انسانی سازمانی را خودکارسازی کرده و مکانیزه می کند و باعث افزایش سرعت و یکپارچه سازی سیستم های مختلف می شود و تا حدی از نیاز به نیرو های انسانی می کاهد.
مزایای استفاده از اتوماسیون
استفاده از اتوماسیون در سازمان های مختلف از مزایای بی شماری برخوردار است که عبارتند از:
- کارها را سریع تر و بدون خطا و اشتباه انجام می دهد
- باعث بهبود و راندمان کار می شود
- ارتباطات و اشتراک گذاری را ساده تر می کند
- بررسی مشکلات و رفع آن ها راحت می شود
- سرعت انجام کارها افزایش پیدا می کند
- نیاز به نیروهای انسانی کم تر می شود
- هزینه ها به مراتب کاهش می یابد
انواع اتوماسیون
به صورت کلی اتوماسیون به دو نوع تقسیم می شود که از جمله آن ها می توان به اتوماسیون صنعتی و اداری اشاره کرد.
اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری به منظور بهبود ارتباطات و مکانیزه کردن کارهای سازمانی انجام می شود. اتوماسیون اداری معمولا به صورت یک نرم افزار است که می تواند در بخش های مختلف سازمان مورد استفاده قرار بگیرد.
استفاده از اتوماسیون اداری سبب شده تا سیستم های مختلف موجود در سازمان شبکه سازی شوند و نیاز به استفاده از کاغذ و روش های قدیمی در روند کارها حذف شود.
بررسی بخش های مختلف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری زمانی که مورد استفاده قرار می گیرد، شامل یک سری بخش های مختلف می باشد که عبارتند از:
- دبیرخانه
- فرم ساز
- مدیریت جلسات
- آرشیو
- کارتابل
- صندوق
- دریافت و ارسال فکس
- اطلاعات رسانی
- دریافت گزارش
مزایای اتوماسیون اداری
اما چرا امروزه سازمان های اداری باید از اتوماسیون استفاده کنند، وجود اتوماسیون اداری در آن ها تا حد زیادی از بروز مسائل و مشکلات قدیمی می کاهد و همین طور یک سری مزایای دیگر را به همراه دارد:
- حذف مکاتبات کاغذی
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از سازمان
- ثبت و نگهداری بهینه از سوابق
- کاهش نیاز به روش های سنتی
- امکان پیگیری کارها در کم ترین زمان
- کاهش اشتباهات و تکرار کارها در زمان ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت و بررسی دقیق کارکرد پرسنل
اتوماسیون صنعتی
یکی دیگر از انواع اتوماسیون، صنعتی است که در صنایع گوناگون به منظور افزایش کیفیت و کاهش سرعت کارها استفاده می شود.
اتوماسیون صنعتی یکی از فرآیندهای تولید محسوب می شود که از ماشین آلات مختلف تشکیل شده که با استفاده از آن ها مواد ابتدائی به محصول نهایی تولید می شود. به کارگیری از اتوماسیون صنعتی به یک سری زیر ساخت ها نظیر plc، درایوها، کنتاکتور و… نیازمند است.
چرا باید از اتوماسیون ها استفاده کرد؟
گسترش کارها و پیچیده شدن آن ها در سازمان های مختلف، باعث شده تا دیگر روش های سنتی نتوانند پاسخگو حجم بالای کار باشند.
زمانی که یک سازمان از اتوماسیون بهره می گیرد، با خودکارسازی کارهای داخل شرکت می تواند از زمان خود به صورت بهینه استفاده کند و حجم زیادی از مکاتبات را به صورت سیستمی انجام دهد و از نیاز به کاغذ و … بکاهد که خود به تنهایی سبب کاهش چشمگیر هزینه ها می شود.
همین طور زمانی که اتوماسیون مانند اتوماسیون اداری استفاده می شود، دیگر نیازی به انجام کارهای تکراری نیست و گردش اسناد به صورت کامل ساده و راحت انجام می شود.
همین طور سازمان ها می توانند در زمان مراجعه افراد، آخرین کارهای انجام شده را بررسی کرده و تغییرات لازم را پیاده سازی کنند.
استفاده از اتوماسیون ها به حفظ محیط زیست و جلوگیری از آسیب به درختان و نعمت های طبیعی هم کمک می کند و در تمام جنبه های کسب و کارها تاثیر مثبت می گذارد.
درنتیجه امروزه شرکت ها و سازمان های مختلف برای بهبود روند کاری خود و مدیریت و نظارت دقیق از اتوماسیون ها بهره می گیرند.
وجود یک سری اتوماسیون ها مانند اتوماسیون اداری به مدیران کمک کرده تا بررسی ها و نگرش دقیق تری داشته باشند و بتوانند موقعیت خود را بهتر ارزیابی کنند و کارها را کنترل نمایند.
اتوماسیون چیست؟
