سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری، یک سیستم اطلاعاتی است که این وظیفه را بر عهده دارد تا پیام های الکترونیکی، فرم های ارتباطی و داده ها بین پرسنل و گروه های یک مجموعه، جمع آوری و ذخیره کند. اتوماسیون اداری با توجه به قابلیت ها و ویژگی هایی که دارد در سازمان های مختلفی مورد استفاده قرار می گیرد.
اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری (Office Automation) یک نوع سیستم اطلاعاتی می باشد که به منظور خودکارسازی فرآیند های سازمان ها به کار می رود.
در واقع اتوماسیون اداری، سیستمی است که با بهره گیری از نرم افزارهای مخصوص، داده های موجود در کامپیوتر های شرکت را با هم دیگر مرتبط می کند تا اطلاعات و آمارها به خوبی منتقل شوند.
امروزه سیستم اداری یکی از بهترین روش ها برای بازدهی و بهره وری محسوب می شود که در سازمان های مختلف برای مدیریت کردن فرآیند ها به کار می رود. اتوماسیون اداری از یک سری بخش ها و امکانات تشکیل شده است که در ادامه به آن ها می پردازیم.
راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری
با توجه به تعریف سیستم اتوماسیون اداری، کاربرد زیادی در شرکت های مختلف دارد و سبب می شود تا سرعت کار ها افزایش پیدا کرده و نتایج بهتری به دست بیایند.
اما سیستم اتوماسیون اداری نیاز به یک سری مراحل برای اجرا کردن دارد که خیلی پیچیده نیست، مجموعه ای که خدمات نرم افزار اتوماسیون اداری ارائه می دهد باید با توجه به برنامه های مد نظر و همین طور اهمیت واحدهای مختلف، یک بستر مناسب برای شبکه در نظر بگیرید.
برای این که اتوماسیون اداری پیاده سازی شود به یک سری فاکتورها و زیرساخت ها نیاز است که عبارتند از:
1. دبیرخانه
برای هر پرسنل در واحد شرکت نیاز به یک دستگاه کامیپوتر و به منظور ثبت نامه، یک اسکنر نیاز است. دبیرخانه در واقع ماژولی است که کارهای مرتبط با خودکارسازی و دیجیتالی نمودن اطلاعات واحدهای دبیرخانه را انجام می دهد. دریافت، ارسال، ثبت، پیگیری و شماره گذاری از سری کارهای دبیرخانه محسوب می شود.
2. مدیریت
هر پرسنل تایپیست نیاز به یک دستگاه اسکنر و کامپیوتر دارد. همین طور سیستم اتوماسیون اداری از بخش هایی تشکیل شده است که داده ها در آن ثبت شده و در صورت نیاز می توان فعالیت پرسنل و ثبت داده های مختلف را در آن ها پیگیری و بررسی کرد. از نظر امکانات مدیریتی و همین طور قابلیت هایی مانند امنیت داده ها این بخش اهمیت زیادی دارد.
3. سرور
به منظور پیاده سازی بهتر اتوماسیون اداری، باید سرور با کیفیت و مناسب تامین شود. سرور در راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری نقش پر رنگی ایفا می کند.
4. پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری
هر شرکتی در هر بازه زمانی می تواند یک سری تغییرات داشته باشد. این تغییرات یک سری برنامه های جدید ایجاد می کند که می تواند تغییراتی در سیستم اتوماسیون اداری ایجاد نماید. نرم افزار اتوماسیون باید از کارشناسان با تجربه بهره بگیرد تا در این زمان ها بتواند تغییرات لازم را پیاده سازی کند و از خدماتی که ارائه داده است پشتیبانی نماید.
5. آموزش پرسنل
یکی دیگر از مواردی که در راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد، این است که پرسنل در زمینه کار با آن آموزش داده شوند. آموزش نحوه کار با نرم افزار، ماژول ها و پنل ها به وسیله شرکت ارائه دهنده سیستم انجام می شود.
بیشتر بدانید: سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM
اهمیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری یک سری قابلیت ها دارد که باعث شده است تا در کسب و کارهای مختلف از آن استفاده شود. اتوماسیون اداری سبب می شود تا امور شرکت خودکار سازی شود و مکاتباتی که قبلا به صورت دستی انجام می شد، به شکل دیجیتالی تغییر پیدا می کند و باعث می شود تا ارتباطات داخل و برون سازمانی یک مجموعه بهتر انجام شود.
در واقع این سیستم به این دلیل اهمیت دارد که سبب می شود تا رد و بدل کردن اطلاعات در یک شرکت راحت تر انجام بگیرد. ساده تر و سریع تر شدن تبادل اطلاعات در شرکت های مختلف سبب شده تا بازدهی و سرعت عمل کار آن ها بیشتر گردد.
از طرفی سیستم اتوماسیون اداری در شرکت ها یک سری اهمیت دیگر هم دارد، این سیستم سبب شده تا پرسنل سازمان کمتر کارهای تکراری انجام دهند و زمان آن ها برای کارهای تخصصی بازتر باشد.
علاوه بر موارد گفته شده وجود این سیستم در یک شرکت سبب شده تا کارهای تیمی بهتر انجام شده و پرسنل بتوانند کارها گروهی را به نتیجه برسانند.
ویژگی های اتوماسیون اداری
هر سیستمی که امروزه محبوب و پر استفاده در شرکت های مختلف می شود، یک سری ویژگی ها دارد که مورد استقبال قرار گرفته است.
سیستم اداری از کار با نرم افزار و سخت افزار کامپیوتر تشکیل شده است که اطلاعات را ثبت کردن و آن ها را منتقل می کند. به همین دلیل ویژگی های زیادی در بطن این سیستم وجود دارد که به شرح ذیل هستند:
• امکان سرچ کردن
• امکان طراحی و ایجاد فرم جدید
• امکان دسترسی به لوازم هوشمند
• گزارش گیری
• امنیت بالا
• امکان مکاتبه محرمانه
• به روزرسانی و اضافه شدن امکانات آن
• امکان نظارت بر کارکرد پرسنل
• ایجاد ساختار مدیریتی پاسخگو
هر سازمانی که امروزه از اتوماسیون اداری استفاده می کند، از نظر سرعت کار و قابلیت نسبت به سایر رقبای خودش که از این سیستم استفاده نمی کنند، جلوتر است، چون که سیستم دارای قابلیت ها زیادی می باشد، سرعت و روند کار را بیشتر می کند.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟
این سیستم از قسمت های گوناگونی تشکیل شده است که عبارتند از:
• دبیرخانه
مهم ترین بخش این سیستم است که در آن کارهای مرتبط با ثبت نامه، ارجاع، بایگانی و کارتابل پرسنل انجام می شود.
• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
در این قسمت، برنامه های کاری اعم از جلسات و قرارهای ملاقات ثبت و تنطیم شده و به افراد مد نظر یادآوری می شود. ویژگی این قسمت این است که برنامه های تنظیم شده به وسیله اس ام اس و ایمیل به پرسنل اطلاع داده می شوند.
• بخش تبادل فایل
یک بخش دیگر در این سیستم است که این قابلیت را می دهد تا فایل های کاری بین پرسنل رد و بدل شود. در واقع این بخش این قابلیت را می دهد تا پرسنل بتوانند بدون هیچ کار فیزیکی، اطلاعاتی که نیاز دارند را بین هم دیگر تبادل کنند.
اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری تحت وب نوعی مکانسیم نرم افزاری محسوب می شود که با توجه به تکنولوژی های وب طراحی و پیاده سازی شده است و برای انجام فرآیند های گوناگون در شرکت ها و سازمان های مختلف به کار می رود.
در حال حاضر با توجه به این که اینترنت گسترش زیادی پیدا کرده است و افراد مختلفی از آن بهره می گیرند، نرم افزار ها و سیستم های تحت وب کاربرد بیشتری پیدا کرده اند.
اتوماسیون اداری تحت وب با تکه بر اینترنت این امکان را فراهم می کند تا پرسنل در هر جایی که هستند با دسترسی به سیستم عامل بتوانند کار خود را انجام داده و درخواست ها و مکاتبات را تبادل کنند.
سیستم اتوماسیون تحت وب امنیت فوق العاده بالایی دارد و سرعت انجام کارها در آن زیاد است. همین طور دارای یک سری مزایا می باشد که عبارتند از:
یادآوری وظایف و جلسات
تعریف قابلیت و امکان دسترسی
شماره دهی خودکار اسناد
مدیریت نامه های الکترونیکی و اسناد
امکان ارسال و دریافت ایمیل
قابلیت تعریف امضا دیجیتال
افزایش کیفیت ارتباط اطلاعات
کاهش فعالیت های اضافی
کنترل بهتر روی کار
مدیریت بهتر پرسنل
افزایش رضایت شغلی کارکنان
دسترسی بهتر کارکنان
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری در سازمان های مختلفی به کار می رود، از این رو شامل کاربرد های گسترده ای می شود. سیستم با توجه به ویژگی هایی که دارد از محبوبیت های بالایی برخوردار است.
در هر شرکت یا سازمانی که می خواهد سرعت کار ها در آن افزایش پیدا کند و اطلاعات در منظم و طبقه بندی شده باشند، در یک کلام کارها ساده تر انجام شوند، این سیستم کاربرد دارد.
اما به عنوان مثال سیستم اتوماسیون اداری در جاهای مختلفی استفاده می شود.
به عنوان مثال شرکت های تبلیغاتی و بازاریابی ایمیلی یا ایمیل مارکتینگ با استفاده از این سیستم می توانند تنظیم کنند تا در یک زمان بندی خاص به مشتریان ایمیل ارسال شود.
همین طور شرکت هایی که در زمینه مدیریت فروش فعالیت می کنند می توانند کارهای معاملاتی خود را در زمان کم تری انجام داده و یک سری کارهای تکرای را به صورت خودکار انجام دهند.
از طرفی این سیستم در شرکت های امور مالی و حسابداری که امروزه هم خیلی اهمیت دارند به کار می روند. شرکت های حسابداری برای بررسی اطلاعات، استفاده از استراتژی ها و همکاری با سایر مجموعه ها برای کارهای مدیریت امور مالی می توانند از این سامانه اقدام کنند و تاییدیه ها، صورت حساب های مالی را به صورت اتومات انجام دهند.
به عبارتی دیگر سامانه یا سیستم اتوماسیون اداری در جنبه های مختلف در شرکت های گوناگون با هر زمینه کاری استفاده می شود و هر مجموعه ای که از آن استفاده کند، از یک سری مزایا و قابلیت ها برخوردارند.
سپاس از همراهی شما / هلدینگ سام
