مزایا و معایب اتوماسیون اداری چیست؟
شرکت ها و سازمان های مختلف برای این که بتوانند کارهای خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و آن ها را پیاده سازی کنند، به یک سری سیستم ها نیاز دارند که اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین آن هاست.
سیستم اتوماسیون اداری به بخش های مختلف کمک می کند تا به صورت دقیق کار کار کنند و بهره وری و کارایی را افزایش دهند.
به عبارتی دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری با اتوماتیک سازی قسمت های مختلف کارهای اداری، یک راه حل مناسب برای بررسی و رفع مشکلات ارائه می دهد.
با توجه به مزایایی که سیستم اتوماسیون اداری دارند از آن در بخش های مختلف استفاده می شود که در این مقاله به آن ها اشاره خواهیم کرد.
نگاهی به اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه گفته می شود که در سازمان ها و شرکت های مختلف این وظیفه را دارد تا مستندات را جمع آوری، ذخیره و ارسال کند و همین طور پیام های الکترونیک و دیگر فرم های ارتباط اداری را بین پرسنل، سازمان و گروه های کاری مبادله کند.
اصلی ترین بخش های اتوماسیون اداری
- دبیرخانه
- ایجاد فرم و موتور گردش آن
- آرشیو
- مدیریت جلسات
- مکاتبات برون سازمانی
- کارتابل آفلاین
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
امروزه سیستم های مختلفی برای استفاده در شرکت ها و سازمان های مختلف ایجاد شده است که هر کدام از آن ها یک سری کارهای مخصوص به خود را پیاده سازی می کنند.
زمانی که از یک سیستم در شرکت های مختلف با زمینه فعالیت گوناگون بهره گرفته می شود، دارای مزایای زیادی است.
بارز ترین ویژگی و نقطعه قوت اتوماسیون اداری متعلق به امکان پیگیری کارها، ثبت و ایجاد بایگانی مستندات و پیگیری کردن داده ها است. همین طور در کنار آن یک سری مزایای دیگر هم دارد که به شرح ذیل هستند:
- خودکارسازی کارها و عدم نیاز به کاغذ و مراحل سنتی
- افزایش امنیت داده ها
- افزایش تمرکز
- جلوگیری از انجام کارهای تکراری
- کاهش کارهای دستی و نیاز به نیروی انسانی
- دقت بالا
- کاهش زمان
- افزایش بهره وری
- صرفه جویی در هزینه ها
- به حداقل رسیدن اشتباهان
- نظارت دقیق روی کارکرد پرسنل
- نگهداری سوابق و اطلاعات در حجم پایین تر
- امکان انجام امور اداری در هر زمان
معایب سیستم اتوماسیون اداری
هر سیستمی که امروزه به کار می رود دارای یک سری مزایا و معایب نیز می باشد. اما سیستم های اتوماسیون اداری با توجه به همه گیری بودن آن ها و درصد بالای میزان استفاده در سازمان های مختلف به نسبت مزایایی که دارند از معایب کمی برخوردارند.
درمورد سیستم اتوماسیون اداری باید به شما بگوییم که به یک مقدار هزینه سرمایه گذاری در اول کار نیاز است که هر سازمانی آن را پرداخت می کند و در مرحله دوم پرسنل باید برای کار با آن آموزش ببینند که اگر سازمان از مدیریت و ارائه آموزش خوبی برخوردار باشد، این کار در زمان کم انجام می شود. بنابراین نگرانی آن چنانی درمورد معایب سیستم اتوماسیون اداری وجود ندارد.
جمع بندی
با گسترش نرم افزارها و وجود سیستم های مختلف، امروزه دیگر روش های سنتی و دستی کم کم کنار می روند، به خصوص در سازمان ها و شرکت هایی که ارباب رجوع زیادی دارند، چرا که در این صورت باید پرسنل و نیروی انسانی زیادی به کار گرفته شود.
اتوماسیون ها و سیستم های مدیریت اداری در زمان کم، حجم بالایی از کار را انجام می دهد، بنابراین استفاده از آن بسیار مقرون به صرفه است و گزارشات متنوعی در اختیار مدیریت قرار می دهد که با بهره گیری از آن می تواند روی کارکرد پرسنل، دقیق نظارت کند.
اگر بخواهیم به صورت کلی نگاه کنیم سیستم اتوماسیون اداری فراتر از آن چه که در سازمان ها اجرا می کند، مزایا و ویژگی دارد.
پاسخ به سوالات رایج
- مهم ترین ویژگی سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ ثبت و بایگانی اسناد و مدارک
- چطور می توان یک سیستم اتوماسیون اداری داشت؟ با توجه به این که یک سری شرکت ها خدمات تخصصی در این زمینه ارائه می دهند، می توان از آن ها این سیستم ها را با توجه به فعالیت شرکت دریافت کرد.
- هزینه راه اندازی و استفاده از اتوماسیون اداری چقدر است؟ با توجه به موارد مختلف می تواند تفاوت داشته باشد.
- چرا باید از اتوماسیون اداری استفاده کرد؟ کاهش زمان و انجام حجم بالایی از کار و کاهش نیاز به نیروی انسانی از مهم ترین مواردی هستند که باید از این اتوماسیون بهره گرفت.
پایگاه دانش سام سیستم
