اهمیت استفاده از اهرم سیستم ها در کسب و کار

اهمیت استفاده از اهرم سیستم ها در کسب و کار

چرا باید در کسب و کارمان از اهرم سیستم ها استفاده کنیم؟

به عنوان یک صاحب کسب و کار، احتمالاً با چالش داشتن زمان بسیار کم آشنا هستید. وقتی می‌خواهید شرکت خود را گسترش دهید، این می‌تواند یک مانع بزرگ باشد.

متوجه می‌شوید که ساعت‌های طولانی‌تری بدون افزایش درآمدتان کار می‌کنید، و این باعث می‌شود که این سوال برایتان پیش بیاید که آیا هنوز در مسیر رسیدن به اهداف خود یعنی آزادی، ثروت و استقلال هستید یا خیر.

جواب؟ ایجاد سیستم های تجاری برای بهره وری بهتر.

سیستم کسب و کار چیست؟

سیستم کسب و کار روشی مستند است که چگونگی انجام کاری در سازمان خود را برای دستیابی به اهداف تجاری خود بیان می کند. به آن به عنوان رویه های عملیاتی استاندارد فکر کنید که به کارکنان خود به عنوان چک لیست می دهید تا بتوانند آن را حتی بدون آموزش اجرا کنند.

مزایای ایجاد یک سیستم کسب و کار چیست؟

• سیستم ها به شما کمک می کنند تا یک دارایی ارزشمند بسازید. آیا می بینید که روزی کسب و کارتان را می فروشید؟ حتی اگر این کار را نکنید، زندگی اتفاق می افتد و ممکن است نیاز داشته باشید که ادامه دهید.

یکی از مواردی که شرکت ها را برای سرمایه گذاران جذاب می کند، داشتن یک روش مشخص برای انجام کارها است – دقیقاً همان چیزی که یک فرآیند تجاری ارائه می دهد.

به آن یک پایگاه مشتری متعهد و یک درآمد تضمینی سالانه اضافه کنید، کسب و کار شما می تواند برای سرمایه گذاران غیرقابل مقاومت باشد.

• سیستم ها به شما کمک می کنند تا با سرعت بیشتری مقیاس کاری داشته باشید. زمان طلاست این واحد پولی بهره وری است.

سیستم های تجاری جایگزین شما نمی شوند. آنها توانایی های تیم شما را افزایش می دهند و آنها را از بسیاری از کارهای روزانه دستی که به زمان و انرژی نیاز دارند، رها می کنند.

با زمان بیشتری که در اختیار دارند، تیم شما می‌تواند روی استراتژی‌های حیاتی برای کمک به ارتقاء و گسترش شرکت شما تمرکز کند.

• سیستم ها ثبات را ترویج می کنند. هدف هر کسب و کاری باید ارائه یک تجربه در سطح جهانی به طور مداوم باشد. سیستم ها به شما کمک می کنند تا به این هدف برسید.

به مک دونالد فکر کنید. این فرزند پوستر برای سیستم های عالی است. می‌توانید از هر مک‌دونالد در دنیا یک همبرگر بخرید، به همان اندازه، همان طعم و به همان روش کارآمد تهیه می‌شود.

سیستم‌ها روشی فوق‌العاده قدرتمند برای سازگاری با خدمات شما هستند، حتی اگر به مشتریان متعددی خدمات رسانی می‌کنید.

• سیستم ها هزینه های نیروی کار را کاهش می دهند. خودکار کردن فرآیندهای خود به این معنی است که نیازی نیست هر روز به تمام وظایف تکراری کسب و کار خود فکر کنید. فناوری قبلاً از آن مراقبت کرده است. جایی برای خطای انسانی وجود ندارد. و به نیروی کار کمتری نیاز دارید.

• سیستم ها به شما کمک می کنند تا در اسرع وقت مشکلات را شناسایی و از آن جلوگیری کنید. یک مشکل بازاریابی، هر چقدر هم کوچک باشد، در نهایت می تواند منفجر شود.

اگر سیستم‌هایی دارید، می‌توانید به سرعت با یک مسئله ساده قبل از اینکه مشکلی ایجاد شود، مقابله کنید. بنابراین سیستم ها می توانند به شما کمک کنند تا زودتر واکنش نشان دهید و موانع را به طور موثر مدیریت کنید.

اهمیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

چند نمونه از سیستم های تجاری چیست؟

تقریباً هر چیزی را می توان در تجارت شما سیستماتیک کرد. اما برای اینکه ایده ای به شما بدهم، در اینجا چند مثال رایج وجود دارد :

• ایمیل ها. می توانید یک برنامه زمانی به عنوان مرجعی برای بررسی، نوشتن و بایگانی ایمیل های مشتری ایجاد کنید.

• استخدام. شما می توانید روند جستجو، غربالگری و استخدام یک تیم جدید را سیستماتیک کنید.

• برنامه ریزی. ابزارهای مناسب به شما این امکان را می‌دهند که در دسترس بودن خود را برای جلسات از پیش تعیین کنید و برنامه‌ریزی جلسه بعدی را برای مشتریانتان آسان‌تر می‌کند.

• حسابداری. می‌توانید برای فرآیندهایی مانند ثبت اسناد پرداختنی یا دریافتنی، حسابدار یا حسابدار دریافت کنید.

• ملاقات. یک سیستم به شما امکان می دهد یادداشت بنویسید، مراحل عملی ایجاد کنید و این فرآیندها را دنبال کنید.

• مسافرت رفتن. به بهترین راه برای ساده کردن یافتن بلیط، ترتیب تحویل گرفتن یا رزرو اقامتگاه نگاه کنید.

چگونه یک سیستم کسب و کار ایجاد می کنید؟

من معتقدم که یک کسب و کار فرآیندهای اتوماسیون خود را در طول زمان توسعه می دهد. اما اگر در ایجاد SOP تازه کار هستید، در اینجا پنج مرحله اساسی وجود دارد که باید دنبال کنید. من این فرآیندها را در چندین کسب و کار با رشد بالا پیاده سازی کرده ام، بنابراین می دانم که کار می کنند.

پیش کار را انجام دهید

قبل از شروع به ترسیم فرآیند خود، ابتدا باید به این سه سوال پاسخ دهید:

• چه کسی قرار است یک کار خاص را انجام دهد؟

• آنها می خواهند چه کار کنند؟

• چه زمانی قرار است این کار را انجام دهند؟

دانستن این موضوع بسیار مهم است زیرا بر نحوه نوشتن فرآیند شما تأثیر می گذارد.

اهمیت استفاده از اهرم سیستم ها در کسب و کار / سام سیستم

 طوفان فکری کنید و فرآیندی را ارائه دهید

تیم خود را جمع کنید و بهترین روش را برای فرآیند خود تعیین کنید. هدف و استاندارد طلایی شما چیست؟

همچنین باید به نحوه ارائه محصول نهایی فکر کنید. آیا از طریق متن و تصاویر در Google Docs خواهد بود؟ آیا یک آموزش صوتی انجام می دهید؟

یا یک فیلم آموزشی گام به گام؟ سپس، باید شناسایی کنید که چه کسی قرار است داده ها را جمع آوری کند، سند را طراحی کرده و از فیلم آموزشی فیلمبرداری کند.

مطمئن شوید که روند خود را مستند کنید

نکته کلیدی برای آسان کردن فرآیند شما – حتی برای افرادی که تازه وارد شرکت شما هستند – مستندسازی صحیح آن است.

در مورد من، من از کپی رایتر خود می خواهم که دقیقاً نحوه ارائه رسانه را مستند کند. او از هر مرحله فیلمنامه می گیرد و توضیحات را می نویسد.

سپس طراح من تصویری از هر مرحله ایجاد می کند. در نهایت، دستیار بازاریابی من نمونه‌های کپی، تصاویر و ویدئو را در یک سند SOP جمع‌آوری می‌کند که می‌توانم آن را با مشتریان در یک دوره آموزشی یا با استخدام‌های جدید به اشتراک بگذارم.

اجرای طرح

اکنون که مراحل سیستم خود را مشخص کردید، پیاده سازی آنها را شروع کنید. بیشتر اوقات، همه چیز به دنبال دنبال کردن مطالبی است که نوشته‌اید.

انجام مکرر این مراحل به شما این امکان را می دهد که به روال مسلط شوید. بنابراین، وقتی فرد جدیدی را استخدام می‌کنید، می‌توانید SOP را به او بدهید و آنها فوراً می‌دانند چه کاری باید انجام دهند.

سیستم های خود را ردیابی، ارزیابی و بهبود بخشید

گاهی اوقات ابزارها و روش های بهتری برای انجام کارها پیدا می کنید. به همین دلیل است که من همیشه آماده بهینه سازی سیستم های تجاری خود هستم تا کارآمد و موثر باقی بمانند.

ما همچنین آنها را با استفاده از شاخص‌های عملکرد کلیدی مختلف، مانند هزینه‌ها، درآمد، حاشیه سود و تبدیل‌های فروش اندازه‌گیری می‌کنیم. اگر KPI برآورده نشود، نشان دهنده نیاز شما به اصلاح فرآیندهایتان است.

پس از همه، سیستم ها در سنگ تنظیم نیست. آنها باید با رشد کسب و کار شما به تکامل خود ادامه دهند.

سیستم های کسب و کار در ساخت شرکت شما ضروری هستند. با یک سیستم تجاری، می توانید وظایف خود را ساده کنید تا کارمندان شادتر و مشتریان راضی تر به دست آورید.

منبع مجله فوربز برگرفته از بنیانگذار Successwise ، مربی کسب و کار و نویسنده پرفروش “طرح بازاریابی 1 صفحه”.

با تشکر

پایگاه دانش سام سیستم