نقش مدیران ارشد در اتوماسیون اداری
در شرکت ها و سازمان های مختلف نرم افزارهای گوناگون وجود دارند که هر کدام از آن ها از یک سری مسئولیت ها و ویژگی ها برخوردارند؛ اتوماسیون اداری از جمله آن ها به شمار می رود.
اتوماسیون اداری سیستمی است که سبب کاهش هزینه ها در مجموعه های مختلف می شود.
این سیستم اجازه نمی دهد تا شرکت ها مجددا به سراغ کاغذباری و موارد این چنینی بروند و تاثیر زیادی روی کارکرد سازمان ها می گذارد، به صورتی که امروزه تصور شرکت ها بدون نرم افزار اتوماسیون اداری غیر ممکن است.
نگاهی به اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به سیستمی گفته می شود که برای خودکارسازی کارهای سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شود که اطلاعات موجود در سیستم های مختلف شرکت با یک دیگر تبادل می کند.
جایگاه مدیران ارشد در سازمان ها
مدیران ارشد در مجموعه های مختلف تاثیر مثبتی روی کارکردهای سازمان و استفاده از نرم افزارها و برنامه ریزی های مختلف دارد.
مدیر ارشد به عنوان یک فردی در کنار تیم هایی که فعالیت می کند به خوبی همکاری کرده و از آن ها بهره بهتری می برد. مدیر ارشد می تواند به دنبال اهداف مختلف برای مجموعه های گوناگون باشد یا این که کسب و کارها را توسعه بدهد.
همین طور در پیاده سازی و آموزش پرسنل برای هماهنگی با اتوماسیون اداری نقش پر رنگی ایفا می کند.
مدیر ارشد چه تاثیری در اتوماسیون اداری دارد؟
مدیر ارشد در شرکت ها و سازمان های مختلف وظیفه برنامه ریزی و ریاست بر تعداد از افراد را دارد. مدیران ارشد بر عملکرد و کارکرد پرسنل نظارت داشته و هر کدام از کارها لازم است را تغییر و اصلاح کند. مدیران ارشد در زمینه اتوماسیون اداری به صورت مستقیم به پرسنل راهنمایی و مشورت کرده و یا این که مسائل و مشکلات مربوط به آن را حل وفصل می کنند.
همین طور از دیگر مسئولیت مدیران ارشد در سیستم اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- راهنمایی و ارائه پیشنهادات به پرسنل مرتبط با اتوماسیون اداری
- مدیریت مالی و بودجه ای سازمان
- ایجاد تعامل با دیگر مدیران ارشد در زمینه اتوماسیون اداری
- همکاری با پرسنل در زمینه توسعه استراتژی و برنامه ریزی های مرتبط
- آسان تر نمودن برنامه ها و کارها برای بهبود کارکرد سیستم اتوماسیون اداری در سازمان
کاربرد اتوماسیون اداری با همراهی مدیر ارشد
در حال حاضر پیشرفت تکنولوژی و استفاده گوناگون آن ها در سازمان های مختلف باعث شده تا نرم افزارهایی مانند سیستم اتوماسیون اداری نسبت به گذشته نقش پر رنگی تری داشته باشند.
این موضوع نشان می دهد تا حد زیادی مسئولیت بخشی از مدیران هم به اجرای درست این نرم افزارها ارتباط دارد.
به دلیل قابلیت ها، تاثیرات و تغییراتی که اتوماسیون اداری در انجام کارها ایجاد می کند، این سیستم جایگزین روش های قدیمی شده است و به کارها و فعالیت ها تا حد زیادی نظم می بخشد تا عملکرد پرسنل با میزان دقت و سرعت بالاتری انجام شود.
مدیر ارشد باید نتایجی که باعث می شود تا کارکردها بهتر انجام شود را بررسی کرده و میزان موفقیت پرسنل در استفاده از اتوماسیون اداری را بسنجد.
همین طور باید عملکرد و روش های سیستم های مدرن و جدید شرکت را با متدهای سنتی و قدیمی قیاس دهد و به دیگر کاربردهای مهم این اتوماسیون پی ببرد. امروزه مدیران ارشد می توانند تاثیر خیلی زیادی از لحاظ استفاده از روش های جدید و مدرن داشته باشند.
نرم افزار اتوماسیون اداری چه بخش هایی دارد؟
این نرم افزار با توجه به کاربردی که دارد از یک سری بخش های مختلف تشکیل شده است که هر کدام از آن ها یک سری از فعالیت ها را انجام می دهند که عبارتند از:
- دبیرخانه: مرکز اصلی این سیستم است که کارهای مرتبط با مکاتبات اداری را انجام می دهد.
- ایجاد کننده فرم: این بخش وظیفه مدیریت اسنادی که در قالب فرم های اداری هستند را بر عهده می گیرد.
- سازماندهی و مدیریت جلسات: در این قسمت به برگزاری و سامان دهی قراردادهای کاری، جلسات و موارد مرتبط با آن ها می پردازند.
- آرشیو سند: یک سری از اسناد در شرکت ها همیشه به شکل کاغذی بوده اند. در این بخش آن ها به صورت یک سیستم الکترونیکی می شوند و دسترسی به آن ها خیلی ساده و راحت تر می گردد.
- پرتال مخصوص مکاتبه: این بخش برای انجام کارها با سرعت زیاد و هزینه کم تر ظراحی شده است تا بخش های پرتابلی سازمانی بتوانند مکاتبات مختلف انجام دهند.
هر کدام از این بخش ها تاثیر زیادی در روند سازمان ها دارند، هدف اصلی از اتوماسیون اداری این است که کارها با سرعت بیشتر، زمان کم تر و انرژی پایین تر، بدون بروز خطا و اشتباه در اسرع وقت صورت بگیرد و از روش های کاغذی و سنتی استفاده نشود.
پایگاه دانش آکادمی سام سیستم
