8 تمرین مهم مدیریت تغییر
به عنوان یک متخصص تغییر، می‌توانید با برنامه‌ریزی چند تمرین مدیریت تغییر قبل از اجرای تغییر، به کارمندان خود کمک کنید تا بر ترس و مقاومت تغییر غلبه کنند.
وقتی تغییری مانند ادغام یا فناوری جدید را معرفی میشه ، کارمندان اغلب نامطمئن و مضطرب هستند. این تغییر چه تاثیری بر شغل آنها خواهد داشت؟ آیا آنها قادر خواهند بود خود را با تغییر وفق دهند؟
اسپنسر جانسون ( نویسنده) به درستی در «چه کسی پنیر مرا جابه‌جا کرد؟» گفته است: «آنچه که از آن می‌ترسید هرگز به آن بدی نیست که تصور می‌کنید. ترسی که اجازه می دهید در ذهن شما ایجاد شود، بدتر از وضعیتی است که در واقع وجود دارد.”
موثرترین تمرینات مدیریت تغییر چیست؟
1.تئوری کاسه ماهی
2.تحلیل میدان نیرو
3.تمرین Switch Places
4.ماتریس RACI
5.چهار P
6.تجزیه و تحلیل استخوان ماهی
7. از اشتیاق خود دست نکشید
8.یک مدل کسب وکار ایجاد کنید
تمرین مدیریت تغییر چیست؟
تمرین مدیریت تغییر یک فعالیت یخ شکن است که کارکنان را تشویق می کند تا تغییرات سازمان را درک کنند و از آن استقبال کنند. این فرصتی را برای برقراری ارتباط در مورد تغییر، سنجش اهداف اساسی، و درک مزایای سازمانی ناشی از ورود زودهنگام فراهم می کند.
این تمرین‌ها و فعالیت‌ها روحیه کارکنان شما را تقویت می‌کند و به آنها کمک می‌کند که چشم‌انداز چشم‌انداز شرکت را ببینند.
تمرین‌های مدیریت تغییر به شما این امکان را می‌دهد که نگرانی‌های آینده را پیش‌بینی کنید، در نتیجه انرژی عصبی و مقاومت سازمان در برابر تغییر را کاهش می‌دهد.
حتماً بهترین مدل های مدیریت تغییر را نیز بررسی کنید تا روش مؤثرتری را برای سازمان خود بیابید. هشت تمرین مدیریت تغییر برای جلوگیری از مقاومت در برابر تغییر که باید قبل از تغییر بزرگ بعدی خود امتحان کنید.
1. تئوری کاسه ماهی
هیچ کس دوست ندارد به جای او تصمیم گیری شود. این فقط انسانی است که بخواهد در فرآیند تصمیم گیری شرکت کند.
به طور مشابه، هنگامی که به تعدادی منتخب اجازه می دهید تصمیماتی بگیرند که بر گروه بزرگتری از سهامداران تأثیر می گذارد، اغلب با مقاومت مواجه می شوید.
هدف از تئوری کاسه ماهی :
هدف یک تئوری کاسه ماهی شامل طیف وسیعی از ذینفعان برای ایجاد فرآیندهای تصمیم گیری فراگیر با باز کردن یک کانال ارتباطی شفاف است. این میزگردی است از سهامداران اصلی که گروه بزرگتری از سهامداران شاهد آن هستند. این قالب بحث به همه اجازه می دهد تا ورودی و تجربیات فردی خود را ارائه دهند و به آنها اجازه می دهد تا از صاحبان اصلی پروژه سؤال کنند.
روند اجرا:
- بحث را با ایجاد یک میزگرد با هشت صندلی تنظیم کنید
- دو صندلی را همیشه خالی نگه دارید و به شش شرکت کننده اجازه دهید تا بحث کنند. بقیه شرکت کنندگان باید ناظری باشند که پشت میزگرد ایستاده اند.
- ناظم باید این تمرین مدیریت تغییر را با ارائه یک ارائه مختصر در مورد موضوع و قوانین آغاز کند. هر دو شرکت کننده باید یادداشت برداری کنند تا بعداً برای بازبینی گردآوری کنند.
- از هر شش شرکت کننده بخواهید تا در مورد تغییر در دست بحث کنند.
- در صورت وجود هرگونه وقفه یا سوال، از ناظر بخواهید که صندلی خالی را بگیرد و نظر خود را ارائه دهد.
- اگر وقفه یا سؤالی وجود ندارد، ناظر باید از ناظران بازخورد آنها را بپرسد.
- در 10 دقیقه باقیمانده، بحث را متوقف کنید و از زمان باقیمانده برای تأملات و نظرات نهایی شرکت کنندگان و ناظران استفاده کنید.
- می توانید با معرفی سناریوهای ایفای نقش یا تعویض شرکت کنندگان اولیه با ناظران از تغییرات این تمرین استفاده کنید.
2. تجزیه و تحلیل میدان نیرو
تمرین تجزیه و تحلیل میدان نیرو یک تکنیک تصمیم گیری ساختاریافته است که شانس اجرای موفقیت آمیز تغییرات را افزایش می دهد.
هدف از تجزیه و تحلیل میدان نیرو :
هر زمان که قصد اجرای یک تغییر جدید را دارید، چندین نیروی محرک و مهار کننده به طور همزمان عمل خواهند کرد. هدف اصلی این تمرین ایجاد تعادل بین این نیروها به گونه ای است که قدرت نیروهای محرک شما از نیروهای بازدارنده بیشتر شود.
روند اجرا:
- تغییری را که می‌خواهید مدیریت کنید روی تخته سفید بنویسید.
- فضای تخته سفید را به دو ستون برای هدایت و مهار نیروهای مرتبط با تغییر خود تقسیم کنید.
- نیروهای موجود در هر ستون را شناسایی کنید و بر اساس تأثیر کلی آنها بر تغییر به آنها امتیاز دهید (از 0-5).
- راه های تقویت نیروهای محرک و همچنین نحوه کاهش نیروهای بازدارنده را برای افزایش شانس موفقیت خود در نظر بگیرید.
3. تمرین Switch Places
به دست آوردن دیدگاه جدید اغلب مقاومت را کاهش می دهد. تمرین جاهای سوئیچ ساده ترین تمرین مدیریت تغییر است. می توانید این کار را با اعضای تیم خود امتحان کنید تا دیدگاه متفاوتی ارائه دهید و درک بیشتری از نظرات سایر اعضای تیم کسب کنید.
هدف از تمرین جابجایی مکان ها:
این تمرین مدیریت تغییر، اعضای تیم شما را تشویق می کند تا مناطق راحتی خود را ترک کنند و دیدگاه جدیدی را کشف کنند. با تغییر مداوم مکان ها، مردم متوجه می شوند که تغییر یک فرآیند مداوم است. هر بار که دیدگاه جدیدی به دست می‌آورند، چیز جدیدی یاد می‌گیرند که در درازمدت عملکرد آنها را افزایش می‌دهد.
روند اجرا:
- از اعضای تیم خود بخواهید در یک دایره بنشینند
- یک شی را در مرکز دایره قرار دهید
- در فواصل زمانی معین
- هر چند دقیقه یا بیشتر – از آنها بخواهید مکان خود را تغییر دهند و دوباره به مدت یک دقیقه شی را مشاهده کنند. توجه داشته باشید که برخی از افراد ممکن است در برابر تعویض صندلی مقاومت کنند.
- بحثی را در میان شرکت‌کنندگان در مورد اینکه چه چیزی تغییر کرده است و چگونه موضوع را توصیف می‌کنند، اکنون که دیدگاه‌های متعددی دارند، شروع کنید
4. ماتریس RACI
اگر تیم شما در مورد نقش خود در فرآیند مدیریت تغییر واضح نباشد، احتمال شکست طرح‌های تغییر شما بسیار زیاد است. شما می توانید به سمت ماتریس RACI متمایل شوید تا وضوح مورد نظر خود را ارائه دهید.
اهداف:
ماتریس RACI مجموعه‌ای از فعالیت‌ها را نشان می‌دهد که در برابر چارچوب مسئول، پاسخگو، مورد مشورت و آگاه برای ذینفعان ترسیم شده است. این فعالیت از هرگونه درگیری یا سردرگمی که ممکن است در تیم ایجاد شود جلوگیری می کند.
روند اجرا:
- تمام وظایف درگیر در پروژه را شناسایی کنید و آنها را به صورت عمودی فهرست کنید.
- همه ذینفعان پروژه را شناسایی کنید و آنها را به صورت افقی در بالا فهرست کنید.
- تمام سلول ها را با تعیین مسئولیت، پاسخگو، مشورت شده و مطلع، پر کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه وظایف فقط یک نفر پاسخگو هستند و هیچ تضادی وجود ندارد.
5. 4P ( Project, Purpose, Particulars, People )
اجرای موفقیت آمیز تغییر به این بستگی دارد که آیا تیم شما می تواند تصویر بزرگتر را ببیند یا خیر. در ابتدای پروژه با برجسته کردن چهار P – پروژه، هدف، ویژگی ها و افراد، انتظارات مناسبی را تعیین کنید.
هدف از چهار P:
این فعالیت تیم شما را با اجازه دادن به آنها برای کشف رویه جدید آماده پذیرش تغییرات می کند. چرایی و چگونگی فرآیند مدیریت تغییر این تمرین شما را تشویق می‌کند تا با پیش‌بینی نگرانی‌های آینده، بر موانع احتمالی تغییر غلبه کنید.
روند اجرا:
- چهار ستون روی تخته سفید ایجاد کنید – یکی برای هر چهار P.
- شرکت کنندگان را به تیم ها تقسیم کنید و از آنها بخواهید که ورودی هایی را برای موارد زیر ارائه دهند:
- پروژه: تغییری را که در ذهن دارید بیان کنید.
- هدف: هدف شما از طریق این تغییر چیست؟
- مشخصات: عوامل ایجاد تغییر برای این فرآیند چیست؟ در مورد ابزارها، آموزش ها و استراتژی برای اجرای این تغییر بحث کنید.
- افراد: ذینفعان تحت تاثیر را شناسایی کنید و نقش آنها چگونه تغییر خواهد کرد.
- به آنها کمک کنید اهمیت ابتکار تغییر شما را ببینند و چگونه به آنها کمک می کند تا به اهداف تعیین شده خود برسند.
6. تجزیه و تحلیل به سبک استخوان ماهی
تجزیه و تحلیل استخوان ماهی یک تکنیک تجزیه و تحلیل مسئله است. می توانید از آن برای شناسایی دامنه همه نگرانی ها در فرآیند مدیریت تغییر استفاده کنید. نام این تکنیک آنالیز استخوان ماهی است زیرا نمودار شبیه اسکلت ماهی است.
هدف از تجزیه و تحلیل استخوان ماهی:
هدف اصلی نمودار استخوان ماهی، گردآوری دیدگاه های مختلف پیرامون مسائل احتمالی است که می تواند در طول فرآیند مدیریت تغییر ایجاد شود. این تجزیه و تحلیل تضمین می کند که شرکت کنندگان قبل از درک کامل مشکل، مستقیماً به بخش راه حل پروژه نپرند.
روند اجرا:
- مجری باید مسئله کلیدی را روی تخته سفید بنویسد و خطی به سمت چپ بکشد و ستون فقرات ماهی را تشکیل دهد.
خطوط بعدی را در 45 درجه به سمت ستون فقرات بکشید و 5-6 علت اصلی را که در بیان مشکل ذکر شده نقش دارند برجسته کنید. - از شرکت کنندگان بخواهید تیم هایی تشکیل دهند تا در مورد علل ریشه ای عمیق تر بحث کنند و بحث کنند.
سپس ساقه‌هایی که علل را نشان می‌دهند، برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر قبل از رفتن به مرحله حل، بیشتر تقسیم می‌شوند.
7. از اشتیاق خود دست نکشید
اشتیاق یکی مهم ترین عناصر در هر انسانی هست که خداوند متعال این ویژگی رو در انسان قرار داده همیشه سعی اون که محول میشه سعی کنین با اشتیاق بالا انجام بدین چون باعث میشه قدرت پیش روی شما چند برابر بشه.
8. یک مدل کسب وکار ایجاد کنید:
فعالیت تغییر با شناسایی و ارتباط نیاز ریشه ای برای تغییر آغاز می شود. این تمرین مدیریت تغییر دقیقاً به ما کمک می کند.
در اغلب موارد، کارکنان از درک دیدگاه مدیریت سطح بالا و دلیل ایجاد تغییر ناتوان هستند. به عنوان یک کارشناس مدیریت تغییر، می‌توانید با اجازه دادن به آنها که مانند مدیرشان فکر کنند، با دلایل مشابه آشنا شوید. این به آنها اجازه می دهد تا اهمیت انعطاف پذیر و چابک بودن را در طول فرآیند مدیریت تغییر ببینند.
روند اجرا :
- از شرکت کنندگان خود بخواهید تیم هایی تشکیل دهند و یک ایده تجاری منحصر به فرد برای تشکیل یک شرکت جدید ارائه دهند.
از آنها بخواهید که از تمام بخش های اصلی شرکت خود تقلید کنند و برای هر یک از این بخش ها استراتژی هایی ارائه دهند. از آنها بخواهید یک ارائه سریع برای هر یک از این حوزه های اصلی کسب و کار آماده کنند. - اعضای تیم را به هم بزنید و از آنها بخواهید با درج نظرات اعضای جدید خود، یک ارائه جدید آماده کنند.
- این روند را چند بار تکرار کنید و سپس به بهترین ارائه رای دهید.
- یک بحث در مورد اینکه چگونه تیم ها توانستند خود را با تغییر وفق دهند باز کنید.
منبع سایت whatfix
با تشکر پایگاه دانش سام سیستم
