ERP چیست و چطوری به کسب و کار ما کمک می کند؟

ERP چیست و چطوری به کسب و کار ما کمک می کند؟

ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی است . از این نوع نرم افزار سازمانی برای مدیریت فعالیت های تجاری روزمره مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق، و عملیات زنجیره تامین استفاده می کنند.

اگر یک مجموعه کامل ERP را در نظر بگیریم علاوه بر مدیریت عملکرد سازمانی، به برنامه ریزی، بودجه، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می کند.

سیستم های ERP بسیاری از فرآیندهای تجاری را به هم متصل می کند و تبادل داده ها را بین آنها امکان پذیر می کند. سیستم‌های ERP با جمع‌آوری داده‌های تراکنشی مشترک یک سازمان از منابع مختلف، تکراری بودن داده‌ها را حذف می‌کنند و باعث یکپارچگی داده‌ها می شود.

امروزه سیستم های ERP برای مدیریت هزاران کسب و کار در هر اندازه و در همه صنایع بسیار حیاتی هستند. برای این شرکت ها، ERP به اندازه برقی که چراغ ها را روشن نگه می دارد ضروری است.

آیا میدانید سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم ERP چیست؟و کاربرد های آن 

چگونهاین سیستم ERP می توانند فعالیت های تجاری روزانه سازمان ها مانند حسابداری، امور مالی، تدارکات، مدیریت پروژه، زنجیره تامین و تولید را مدیریت کنند.

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی، پلتفرم‌های کامل و یکپارچه‌ای هستند، چه در محل یا در فضای ابری، که تمام جنبه‌های یک تجارت مبتنی بر تولید یا توزیع را مدیریت می‌کنند.

علاوه بر این، سیستم‌های ERP از تمام جنبه‌های مدیریت مالی، منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین و تولید با عملکرد اصلی حسابداری شما پشتیبانی می‌کنند.

سیستم های ERP همچنین با ردیابی تمام جنبه های تولید، تدارکات و مالی، شفافیت را در فرآیند کسب و کار شما فراهم می کنند.

این سیستم‌های یکپارچه به‌عنوان مرکز کسب‌وکار برای گردش کار و داده‌ها عمل می‌کند و به بخش‌های مختلف اجازه دسترسی می‌دهند.

اصول ERP

سیستم های ERP حول یک ساختار داده (شما) تعریف شده طراحی می شوند که معمولاً دارای یک پایگاه داده مشترک است.

این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مورد استفاده در سراسر سازمان عادی و بر اساس تعاریف مشترک و تجربیات کاربر است.

سپس این ساختارهای اصلی با فرآیندهای کسب‌وکار که توسط جریان‌های کاری در بخش‌های تجاری (مانند امور مالی، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی و عملیات)، سیستم‌ها و افرادی که از آنها استفاده می‌کنند، به هم متصل می‌شوند. به زبان ساده، ERP وسیله ای برای ادغام افراد، فرآیندها و فناوری ها در یک شرکت مدرن است.

به عنوان مثال: شرکتی را در نظر بگیرید که با تهیه قطعات از چندین تامین کننده، خودرو می سازد. می‌تواند از یک سیستم ERP برای ردیابی درخواست و خرید این کالاها استفاده کند و اطمینان حاصل کند که هر جزء در کل فرآیند خرید تا پرداخت از داده‌های یکنواخت و تمیز مرتبط با گردش کار سازمانی، فرآیندهای تجاری، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل استفاده می‌کند.

هنگامی که ERP به درستی در این شرکت خودروسازی مستقر می شود، یک جزء، به عنوان مثال، “لنت ترمز جلو” به طور یکنواخت با نام قطعه، اندازه، مواد، منبع، شماره قطعه، شماره قطعه تامین کننده، شماره سریال، هزینه و مشخصات مشخص می شود. ،

از آنجایی که داده ها رگ حیات هر شرکت مدرن است، ERP جمع آوری، سازماندهی، تجزیه و تحلیل و توزیع این اطلاعات را برای هر فرد و سیستمی که برای انجام بهترین نقش و مسئولیت خود به آن نیاز دارد، آسان تر می کند.

ERP همچنین تضمین می‌کند که این فیلدها و ویژگی‌های داده در حساب صحیح در دفتر کل شرکت جمع می‌شوند تا تمام هزینه‌ها به درستی ردیابی و نمایش داده شوند.

مثلا : برای یک شرکت خودروسازی دشوار خواهد بود که مشخص کند که سالانه چقدر برای لنت ترمز جلو هزینه می شود و آیا باید تامین کننده را تغییر دهد یا برای قیمت گذاری بهتر مذاکره کند.

یک اصل کلیدی ERP، مجموعه مرکزی داده ها برای توزیع گسترده است. سیستم‌های ERP باعث نظم می شود. همه کاربران از مدیرعامل گرفته تا کارمندان حساب‌های پرداختنی بتوانند داده‌های یکسانی را که از طریق فرآیندهای مشترک به دست می‌آیند، ایجاد، ذخیره و استفاده کنند.

با یک مخزن داده ایمن و متمرکز، همه افراد در سازمان می توانند از صحیح، به روز بودن و کامل بودن داده ها مطمئن باشند.

یکپارچگی داده ها برای هر وظیفه ای که در سرتاسر سازمان انجام می شود، از صورت مالی سه ماهه گرفته تا یک گزارش دریافتنی معوق، بدون اتکا به آنها تضمین می شود.

ارزش تجاری ERP

نادیده گرفتن تأثیر ERP در دنیای تجارت امروز غیرممکن است. از آنجایی که داده‌ها و فرآیندهای سازمانی در سیستم‌های ERP قرار می‌گیرند، کسب‌وکارها می‌توانند بخش‌های جداگانه را تراز کنند و گردش کار را بهبود بخشند و در نتیجه صرفه‌جویی قابل توجهی را به همراه داشته باشند. نمونه هایی از مزایای تجاری خاص عبارتند از:

بینش تجاری بهبود یافته

از اطلاعات بی‌درنگ تولید شده توسط گزارش‌ها

کاهش هزینه های عملیاتی

از طریق فرآیندهای تجاری ساده و بهترین شیوه ها

همکاری بهبود یافته

از سوی کاربرانی که داده‌ها را در قراردادها، درخواست‌ها و سفارش‌های خرید به اشتراک می‌گذارند

بهبود کارایی

از طریق تجربه کاربری مشترک در بسیاری از عملکردهای تجاری و فرآیندهای تجاری کاملاً تعریف شده

زیرساخت های ثابت

از دفتر اصلی، با تمام فعالیت های تجاری که ظاهر و احساس یکسانی دارند

نرخ پذیرش کاربر بالاتر

از تجربه و طراحی مشترک کاربر

کاهش ریسک

از طریق بهبود یکپارچگی داده ها و کنترل های مالی

کاهش هزینه های مدیریتی و عملیاتی

از طریق سیستم های یکسان و یکپارچه

مدل‌های استقرار ERP

از درون محل تا فضای ابری

از دهه 1990 تا الان، پذیرش ERP به سرعت رشد کرد. در همان زمان، هزینه های پیاده سازی یک سیستم ERP شروع به افزایش کرد.

سخت افزار مورد نیاز برای اجرای نرم افزار معمولاً در محل شرکت، با ماشین های بزرگ در اتاق سرور بود. مجوزهای سخت افزاری و نرم افزاری هر دو نیاز به سرمایه گذاری داشتند و طی 5 تا 10 سال مستهلک شدند.

علاوه بر این، سازمان‌ها تقریباً همیشه می‌خواستند سیستم‌های ERP خود را متناسب با نیازهای خاص خود سفارشی کنند، که مستلزم هزینه اضافی برای مشاوران نرم‌افزار و آموزش است.

در همین حین، فناوری ERP برای پذیرش اینترنت با ویژگی‌ها و عملکردهای جدید مانند تجزیه و تحلیل جاسازی شده در حال تکامل بود.

با گذشت زمان، بسیاری از سازمان‌ها دریافتند که سیستم‌های ERP داخلی آنها نمی‌توانند با نیازهای امنیتی مدرن یا فناوری‌های نوظهور مانند گوشی‌های هوشمند سازگاری داشته باشند.

Cloud ERP – یک مدل تحویل ERP جدید

مدل تحویل نرم افزار به عنوان سرویس برای ERP. هنگامی که نرم افزار ERP به عنوان یک سرویس در فضای ابری ارائه می شود، به جای داخل اتاق سرور یک شرکت، روی شبکه ای از سرورهای راه دور اجرا می شود.

ارائه‌دهنده ابر نرم‌افزار را چندین بار در سال اصلاح می‌کند، مدیریت می‌کند و به‌روزرسانی می‌کند – به جای ارتقای گران قیمت هر 5 تا 10 سال با یک سیستم داخلی.

ابر می‌تواند هم هزینه‌های عملیاتی (OpEx) و هم هزینه‌های سرمایه (CapEx) را کاهش دهد، زیرا نیاز شرکت‌ها به خرید نرم‌افزار و سخت‌افزار یا استخدام کارمندان فناوری اطلاعات اضافی را از بین می‌برد.

این منابع را می‌توان در فرصت‌های تجاری جدید سرمایه‌گذاری کرد و سازمان همیشه در مورد جدیدترین نرم‌افزار ERP به‌روز است.

کارمندان می توانند تمرکز خود را از مدیریت فناوری اطلاعات به سمت وظایف با ارزش افزوده بیشتری مانند نوآوری و رشد تغییر دهند.

7 دلیل برای رفتن به فضای ابری ERP

1. فناوری های جدید و در حال تحول را بپذیرید

فناوری‌های نسل بعدی، مانند هوش مصنوعی (AI)، به سیستم‌های مبتنی بر ابر کمک می‌کنند تا برخلاف سیستم قدیمی شما، به سرعت قابلیت‌های خود را بدون نیاز به به‌روزرسانی‌های دوره‌ای بهبود بخشند.

اکنون، بدون هیچ ورودی اضافی یا جدیدی از کاربر نهایی، مدیریت و استفاده از سیستم های ERP به طور قابل توجهی آسان تر می شود.

2. ارزش سیستم ERP موجود خود را افزایش دهید

افزودن و ادغام نرم افزارهای قدیمی با برنامه های ابری می تواند وظایف مهم را تکمیل، تقویت و تکمیل کند.

این رویکرد می‌تواند جان تازه‌ای به سیستم‌های ERP قدیمی بدهد و به کسب‌وکارها فرصتی عالی برای شروع به کارگیری قابلیت‌های ابری بدهد.

3. دسترسی به فن آوری های جدید

یافتن برنامه‌های کاربردی ابری که مکمل ماژول‌های نرم‌افزار ERP قدیمی شما هستند، به شما امکان می‌دهد فورا از پیشرفت سریع فناوری‌های جدید و بهبود پارادایم‌های کاربر بهره ببرید.

اینها سیستم های تکمیلی را ارائه می دهند که قابلیت ها و ارزش های تجاری فوری را بدون تغییر اساسی در عملیات شما ارائه می دهند.

4. وابستگی به شخص ثالث را کاهش دهید

گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل برای سیستم‌های قدیمی معمولاً نیازمند مشارکت یک فروشنده شخص ثالث برای تولید هوش تجاری عملیاتی است.

استفاده از برنامه های کاربردی ابری از فروشنده ERP قدیمی شما اغلب بدون نیاز به یک رابطه فروشنده اضافی، همان هوش یا هوش بهتر را تولید می کند.

5. سیستم های مالی خود را تکامل دهید

سیستم‌های قدیمی هرگز قرار نبود موتورهای گزارش‌دهی مدرن باشند. فناوری مبتنی بر ابر در دهه گذشته متولد شد و به عنوان یک اصل اصلی، با ذهنیت و درک کاملاً متفاوت نه تنها از آنچه ممکن بود بلکه آنچه برای موفقیت پلتفرم‌های ERP لازم بود، توسعه یافت.

6. منابع امنیتی قوی تر

ارائه دهندگان خدمات راه حل های ابری تیم های بزرگ و تمام وقت دارند که به طور انحصاری به نظارت فعالانه و در جریان ماندن در مورد مسائل امنیتی و تهدیدات ابری در 24 ساعت شبانه روز اختصاص دارند.

7. استعدادهای مورد تقاضا را جذب کنید

نسل بعدی کارگران جوان با فناوری یکپارچه رشد کرده اند که متحرک، استفاده آسان و همیشه روشن است. هیچ شرکتی که صرفاً به فناوری داخلی تکیه کند، بدون در نظر گرفتن سن، قادر به جذب استعدادهای برتر نخواهد بود.

با ERP شروع کنید

سازمان‌ها همیشه تلاش کرده‌اند تا هزینه‌ها و پیچیدگی بالای ERP سنتی را در مقابل نیاز به ویژگی‌های سفارشی و انعطاف‌پذیری متعادل کنند، همگی در عین حال که خواسته‌های کسب‌وکار را برآورده می‌کنند.

چگونه تیم‌های متصل، داده‌های یکپارچه و بینش‌های بی‌درنگ را ارائه می‌کند تا به شما و تیم مالی‌تان کمک کند از اتخاذ بهترین تصمیم‌های تجاری اطمینان حاصل کنید.

با ارائه ERP به عنوان یک سرویس در فضای ابری، سازمان شما می تواند برای آینده آماده باشد و از تغییرات پیشی بگیرد.

یکی از مزایای ERP  این است که با آخرین ویژگی ها، عملکردها و بهترین شیوه ها به روز نگه داشته می شود. جدیدترین فناوری‌های نوظهور جدید و انقلابی – مانند هوش مصنوعی، دستیارهای دیجیتال، یادگیری ماشین، بلاک چین، واقعیت افزوده و اینترنت اشیا (IoT) – به طور منظم در دسترس مشترکین قرار می‌گیرند.

با دسترسی به این فناوری‌های جدید، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت بهترین شیوه‌های تجاری خود را با تکامل نرم‌افزار ERP بهبود بخشند. آنها می توانند فرآیندهایی را که قبلاً به مداخله دستی سنگین نیاز داشتند، مانند تطبیق حساب های مالی، خودکار کنند.

علاوه بر این، کاربران نه تنها در دفتر اصلی، بلکه در انبارها، در طبقات کارخانه و هر جای دیگری در سازمان، درک جامع و در زمان واقعی از فعالیت های تجاری سازمانی به دست می آورند.

سپس این دانش به راحتی در دسترس هر کارمند مناسبی در دستگاه های تلفن همراه خود، از جمله گوشی های هوشمند و تبلت ها قرار می گیرد.

با تشکر / سام سیستم